Come creare un sito web per un ospedale in cui i pazienti si orientano facilmente

In breve: come creare un sito web per un ospedale

Questa guida riguarda il sito di un ospedale, non un sistema clinico. Ti accompagna tra il dominio, un modello di partenza e le pagine che aiutano a orientarsi: un elenco dei reparti con piani, orari e numeri diretti, una pagina per pazienti e visitatori con parcheggi, ingressi e cosa portare per un ricovero, e una pagina per trovare uno specialista. Il creatore di siti web Yola ti offre blocchi Servizi e Gallerie già pronti, così una riga di un reparto o una foto dell'ingresso del pronto soccorso è una modifica che il team di comunicazione fa in giornata. Il portale pazienti, la cartella clinica e la prenotazione delle visite restano al tuo fornitore di sistemi clinici, e il sito si limita a collegarli.

La seconda metà riguarda le foto per l'orientamento, un modulo di contatto che chiede nome, numero di telefono e un motivo generico e mai dettagli clinici, gli accreditamenti che un ospedale può mostrare, e una pagina con gli orari di visita per reparto, i giorni degli ambulatori, le sessioni di screening e le interruzioni di servizio. Si chiude con un profilo dell'attività su Google con categoria "Ospedale", le informazioni sull'accessibilità come i percorsi senza gradini e i servizi di interpretariato, e un responsabile nominato per ogni pagina che riporta una data. Segui i dieci passaggi e una famiglia con un parente che verrà ricoverato domani potrà trovare stasera il reparto, gli orari e il parcheggio senza chiamare il centralino.

Cosa includere

Le funzionalità principali del sito web di un ospedale

Come creare il sito web di un ospedale
in 10 passaggi

Il tuo dominio è ciò che qualcuno legge su una lettera di appuntamento, su un foglio di dimissione o sul cartello all'incrocio. Usa il nome dell'ospedale come compare sull'edificio e sulla carta intestata, e prendi il .com finché è libero. Se due ospedali della zona condividono parte del nome, aggiungere la città in fondo è ciò che evita a una famiglia di guidare fino a quello sbagliato alle sette del mattino.

Evita trattini e numeri. Un parente ripete un indirizzo al telefono alle nove di sera, e trattini e numeri si perdono per strada. Qualunque nome registri, scrivilo allo stesso modo nel profilo dell'attività su Google, sui cartelli lungo le strade di accesso e in qualsiasi elenco del sistema sanitario in cui compari.

Il creatore di siti web Yola ti permette di cercare e registrare un dominio nello stesso percorso in cui costruisci il sito, e i piani annuali includono un dominio gratuito per il primo anno. Il tuo portale pazienti è già sull'indirizzo del tuo fornitore di sistemi clinici, e resta lì. Questo nome è per il sito pubblico, e le due cose non sono mai state pensate per coincidere.

Qui non serve codice, e non serve nemmeno un piano di progetto. Il creatore di siti web Yola ti permette di modificare testi, sostituire foto e spostare sezioni da solo, come faresti con un documento, così la persona della comunicazione a cui il martedì chiedono di cambiare gli orari di un ambulatorio può cambiarli il martedì stesso.

Rispondi a qualche domanda sull'ospedale e il creatore di siti web con IA di Yola prepara una prima bozza da cui partire. Il piano gratuito include l'IA di base e gli strumenti IA completi sono nei piani a pagamento, quindi considera la bozza un punto di partenza e rileggi ogni riga confrontandola con ciò che i tuoi reparti fanno davvero. Una frase generata può offrire senza che te ne accorga un servizio che non eroghi, o formulare qualcosa in modo che sembri un consiglio clinico, ed è l'unica cosa che questo sito non deve mai fare. Hosting, certificato SSL automatico e backup automatici sono inclusi con il sito, quindi l'IT non deve configurare nulla e nessuno ha qualcosa di nuovo da gestire.

Partire da un modello che ha già una griglia di servizi, una sezione team e un modulo di contatto significa modificare una pagina invece di progettarla. Conta molto per un sito letto soprattutto da telefono, spesso da qualcuno preoccupato e di fretta.

Parti da un modello

Modelli di siti web per ospedali

Il sito di un ospedale raramente fallisce perché sembra datato. Fallisce perché è un labirinto. Chi ha la madre che verrà ricoverata domani vuole sapere quattro cose stasera: quale edificio, quale ingresso, quando può fare visita e dove lasciare l'auto. Se una qualsiasi di queste richiede più di due tocchi, chiamerà il centralino, e avrai pagato la pagina due volte.

Progetta quindi il sito in orizzontale, non in profondità. Sei pagine fanno quasi tutto il lavoro, e ognuna deve essere raggiungibile dall'intestazione su un telefono. Resisti alla tentazione di replicare l'organigramma. I pazienti non cercano la Divisione Servizi Muscoloscheletrici, cercano l'ortopedia, e un elenco scritto con le parole che compaiono sui tuoi cartelli è il miglioramento più grande che la maggior parte dei siti ospedalieri potrebbe fare.

Mentre pianifichi, traccia un confine chiaro. Questo è il tuo sito informativo pubblico. Il portale pazienti, la cartella clinica e tutto ciò che prenota una visita clinica restano al fornitore che li gestisce, sul suo indirizzo protetto, e questo sito li collega con un'etichetta semplice nell'intestazione. Nessuna di queste pagine contiene informazioni sui pazienti, e nessuna deve sembrare che possa contenerne.

Crea prima queste sei, poi aggiungi le pagine dei singoli reparti quando la struttura è in piedi:

Chiama i servizi come li dicono le persone ad alta voce, non come compaiono nelle delibere. Chi cerca il reparto maternità, la radiologia o il pronto soccorso davanti a un titolo come Percorso Integrato Donna e Bambino torna subito ai risultati di ricerca.

Ogni servizio ha bisogno degli stessi quattro dati, e poi basta: dove si trova, quando è attivo, se serve un'impegnativa per accedere e il numero da chiamare. È a questo che serve la pagina di un servizio sul sito di un ospedale. Non è il posto per descrivere una patologia, spiegare cosa potrebbe significare un sintomo o suggerire cosa fare, e una pagina che scivola in quella direzione diventa un consiglio clinico che non avevi intenzione di dare.

Le prenotazioni sono l'altro confine da mantenere. La programmazione delle visite ambulatoriali avviene nel sistema in cui lavorano già i tuoi team clinici, quindi il sito lo collega o pubblica il numero dell'ufficio prenotazioni con gli orari in cui la linea è presidiata. Il blocco Servizi già pronto di Yola mette fianco a fianco il nome di un reparto, una breve descrizione e un recapito, che è proprio la struttura giusta, e il blocco Prezzi gestisce le tariffe per prestazioni a pagamento o in elezione, se le pubblichi. Quando un reparto ha da solo una vera domanda di ricerca, come di solito accade per maternità e diagnostica per immagini, dagli una pagina completa invece di una riga.

Un ospedale non ha un portfolio, e le foto che meritano un posto qui non servono a impressionare nessuno. Servono perché chi arriva per la prima volta riconosca il posto prima di scendere dall'auto. Fotografa l'ingresso principale come appare dalla strada, di giorno, con l'insegna leggibile. Poi il parcheggio e la zona di carico e scarico, il banco dell'accettazione, il corridoio che porta a un reparto e l'ingresso del pronto soccorso dal percorso effettivamente segnalato.

Aggiungi le foto delle persone che un paziente incontrerà, con nome e ruolo: il coordinatore del reparto, il team dell'accettazione ambulatoriale, gli specialisti che gestiscono gli ambulatori. La foto stock di un medico sorridente in un corridoio non aiuta nessuno a trovare la radiologia, e la maggior parte dei lettori la riconosce al primo sguardo. Dai ai file il nome di ciò che contengono, riverside-general-ingresso-pronto-soccorso.jpg e riverside-general-corridoio-radiologia.jpg invece di IMG_4402.jpg, e ripeti le stesse parole nel testo alternativo, così le foto possono comparire in una ricerca di immagini locale e uno screen reader ha qualcosa di utile da dire.

Scatta quando l'edificio è tranquillo, e controlla l'inquadratura prima di premere il pulsante. Nessun paziente compare in una foto sul sito pubblico di un ospedale senza consenso scritto, e questo vale anche per qualcuno sfocato sullo sfondo di una sala d'attesa, un nome su una lavagna, una cartella lasciata su un bancone e qualsiasi cosa leggibile su uno schermo. Anche le foto del personale richiedono il consenso, e vanno rifatte quando qualcuno se ne va, invece di lasciare un ex collega sulla pagina del reparto per un anno.

Il blocco Gallerie già pronto di Yola contiene la serie, e con un piano a pagamento puoi impostare una galleria personalizzata con il blocco Codice personalizzato. Lascia uno spazio vuoto finché la foto vera non esiste. Yola non ospita video, quindi un breve percorso dal parcheggio all'accettazione ambulatoriale, che vale la pena avere, va sulla tua solita piattaforma video e poi si incorpora nella pagina.

Parti dalla frase che va sulla pagina stessa, in caratteri normali, accanto al modulo e nella pagina Contatti: in caso di emergenza, chiama il 911 o vai al pronto soccorso, non usare questo modulo. Poi rispettala facendo in modo che il modulo non possa essere nient'altro.

Un sito web pubblico non è un canale sicuro per le informazioni sanitarie, e un modulo che le raccoglie ti crea un problema di conformità HIPAA che il creatore di siti web non risolve. Questo modulo quindi chiede un nome, un numero di telefono o un'email e un motivo generico di contatto scelto da un breve elenco: richiesta di cartella clinica, segnalazione o reclamo, domanda sulla fatturazione, richiesta dei media, volontariato o donazioni, informazioni generali. Niente sui sintomi. Nessuna data di nascita, nessun numero di cartella clinica, nessun numero di assicurazione o di previdenza sociale, e nessun campo libero che inviti a descrivere cosa non va. Scegli tu esattamente quali campi compaiono, perché il modulo di contatto di Yola è personalizzabile e non predefinito, e l'articolo della guida sul blocco Moduli spiega come configurarne uno.

Di' chiaramente cosa il sito non è, dove le persone possono leggerlo. Nessun controllo dei sintomi, nessuno strumento di triage, nessun consiglio clinico, nessun referto e nessuna prenotazione che arrivi al tuo sistema di programmazione. Tutto questo spetta al tuo fornitore di sistemi clinici e ai tuoi team clinici. Il valore di scriverlo sulla pagina è che un visitatore smette di cercarli qui, e un collega smette di chiedere di aggiungerli il trimestre successivo.

Le richieste di cartelle cliniche sono l'unico percorso da spiegare nel dettaglio. La pagina deve indicare chi se ne occupa, quale modulo di autorizzazione firma chi fa richiesta, dove inviarlo o portarlo, quale documento di identità serve e quanto tempo richiede più o meno. Il modulo avvia la conversazione e il team che gestisce le informazioni sanitarie la conclude come si deve. Yola invia una conferma automatica appena qualcuno invia la richiesta, quindi scrivila in modo che spieghi cos'è un invio: un messaggio che verrà letto in orario d'ufficio, non un contatto clinico e non un appuntamento. Indica il numero del centralino per tutto ciò che non può aspettare, e assegna la casella di posta a un responsabile nominato, così non diventa in silenzio il terzo lavoro di qualcuno.

Un ospedale ha più credenziali verificabili di quasi qualsiasi altra organizzazione in città, e la maggior parte dei siti ospedalieri le nasconde tutte in una pagina Chi siamo. Mettile dove qualcuno sta scegliendo: in home page e nella pagina del reparto a cui l'accreditamento si riferisce davvero.

Scrivi ciascuna indicando cosa possiedi, con il nome dell'ente e la data, così chi legge può verificare invece di fidarsi di una frase. Se il tuo ospedale è accreditato da The Joint Commission, indicalo con la data dell'ultima verifica. Se hai la certificazione Medicare e il CMS pubblica una valutazione a stelle per la tua struttura, mostra la valutazione e il periodo a cui si riferisce. Se il dipartimento della salute del tuo stato rilascia la licenza alla struttura, indica la licenza e il dipartimento che l'ha rilasciata. Non scrivere mai una credenziale che non possiedi, e non sminuire mai una che hai, perché qualcosa per cui stai lavorando non è ancora un accreditamento.

Poi i riconoscimenti che decidono dove va un'ambulanza e quale ospedale sceglie un paziente. Se il tuo pronto soccorso ha una classificazione come trauma center, indica il livello e chi l'ha assegnato. Se il tuo servizio infermieristico ha il riconoscimento Magnet, dichiaralo e indica l'anno. Se un reparto è un programma accreditato per ictus, dolore toracico o oncologia, indica l'ente accreditante nella pagina di quel reparto, non in una fila di loghi in fondo alla home page. Gli ospedali universitari dovrebbero indicare anche i programmi di specializzazione e l'affiliazione universitaria, perché è il paragrafo che un paziente legge come profondità e non come marketing.

Questa è la pagina che il resto del sito esiste per sostenere. Una famiglia che arriva domani deve sapere quando può stare in reparto, e un orario di visita valido la primavera scorsa la fa attraversare la città all'ora sbagliata. Nessun buon design altrove può rimediare.

Gli orari di visita non sono un dato unico, sono un elenco. I reparti sono diversi, e quelli più diversi sono proprio quelli che le persone hanno più bisogno di controllare: terapia intensiva, maternità, pediatria, psichiatria e qualsiasi reparto con restrizioni per infezioni. Dai a ciascuno una riga con gli orari, quanti visitatori sono ammessi al letto, la regola sui bambini e il numero diretto del reparto, così un parente può chiamare e chiedere invece di tirare a indovinare. Se c'è un'eccezione per il partner che resta la notte o per le visite nel fine vita, scrivila, perché l'alternativa è un infermiere che la spiega sulla porta a qualcuno che ha già fatto il viaggio.

La stessa pagina contiene tutto ciò che l'ospedale fa in una data precisa. I giorni degli ambulatori dei reparti, le sessioni di screening e vaccinazione, i corsi preparto, i gruppi di supporto, gli incontri di salute per la comunità e le raccolte di sangue. Ogni voce ha bisogno della data, dell'orario, dell'edificio e della stanza, dell'eventuale costo e di come prenotare un posto, cosa che rimanda al modulo di contatto e non a uno strumento di prenotazione.

Le interruzioni di servizio vanno in cima, e sono le voci che si dimenticano più spesso. Un ingresso chiuso per lavori, un parcheggio fuori uso, un ambulatorio spostato in un altro edificio per un mese, una chiusura per festività. Nessuna di queste cambia qualcosa dal punto di vista clinico e tutte cambiano tutto dal punto di vista pratico, e il visitatore che trova chiusa la porta indicata dal tuo stesso sito è quello che finisce al banco del pronto soccorso a chiedere indicazioni.

Yola non ha un blocco eventi o calendario, quindi questa è una normale pagina aggiornata a mano, e per un ospedale è un limite minore di quanto sembri: una nuova voce è una riga copiata con quattro parole cambiate. La disciplina sta nella responsabilità. Assegna a ogni pagina una persona con nome e cognome, gli orari di visita al coordinatore di reparto di riferimento, i giorni degli ambulatori all'amministrativo di ciascun reparto, le interruzioni ai servizi tecnici, insieme alla data dell'ultimo controllo, e rivedila in una riunione che si tiene già. Una pagina con un nome e una data resta corretta. Una pagina che appartiene a tutti invecchia nel giro di un trimestre.

La maggior parte delle persone che hanno bisogno di te digita il nome di un luogo, e una buona parte lo fa in macchina. Il local pack di Google Maps, le tre schede con le puntine in cima ai risultati, è spesso la prima cosa che vede un parente in ansia, e ciò che gli mostra sono i tuoi orari, il tuo numero di telefono e la puntina sul pronto soccorso. La funzionalità di sito ottimizzato per il SEO di Yola si occupa della parte tecnica delle tue pagine. I testi spettano a te, e così il lavoro su Google.

Prima che qualcuno lo annunci, usa il sito come lo userà la persona per cui l'hai creato. Da telefono, all'aperto, con una sola tacca di segnale, di sera. Tocca il numero del centralino e verifica che parta la chiamata. Cerca un reparto e misura quanto ci vuole per trovare il piano, gli orari e il numero diretto. Inviati un messaggio tramite il modulo di contatto e leggi la conferma che arriva.

Poi provalo come lo userà buona parte dei tuoi visitatori. Porta la dimensione del testo al massimo consentito dal telefono e verifica che l'elenco dei reparti funzioni ancora. Aprilo su un telefono di cinque anni fa. Passa qualche minuto con uno screen reader, perché il testo alternativo che hai scritto per la ricerca di immagini è anche ciò che sente un visitatore non vedente. Già che ci sei, pubblica sul sito anche le informazioni sull'accessibilità, perché è lo stesso lavoro di orientamento: i percorsi senza gradini e quale ingresso li ha, i posti auto accessibili e quanti sono, gli anelli a induzione magnetica e dove sono installati, e come richiedere un interprete, compresa la lingua dei segni americana (ASL), prima di un appuntamento e non il giorno stesso.

I siti Yola sono ottimizzati per i dispositivi mobili e responsive, quindi il layout si adatta da solo, e ogni sito ha un certificato SSL automatico e backup automatici. Controlla la velocità delle pagine che lavorano di più, cioè home, reparti e pazienti e visitatori, e ridimensiona le grandi foto degli ingressi prima di caricarle.

Dopo la pubblicazione il lavoro è la manutenzione, e per un ospedale riguarda soprattutto date e nomi. Orari di visita, giorni degli ambulatori, uno specialista che se ne va, un numero che cambia quando un reparto si trasferisce, una tariffa del parcheggio che aumenta. Assegna a ogni pagina un responsabile nominato e una scadenza di revisione, condividi le credenziali di accesso con più di una persona così niente resta in attesa durante le ferie di qualcuno, e una volta a trimestre percorri il sito confrontandolo con ciò che dicono davvero i cartelli all'esterno. Un sito che resta accurato mantiene il posizionamento nella ricerca e, soprattutto, smette di mandare le persone alla porta sbagliata.

Errori comuni da evitare nel sito web di un ospedale

Sui siti ospedalieri sbagliano sempre le stesse poche cose, e ognuna riporta lavoro al centralino o manda qualcuno nel posto sbagliato.

Quanto costa il sito web di un ospedale?

Prima di tutto, cosa copre questa cifra. Si tratta del sito informativo pubblico, non della cartella clinica elettronica, non del portale pazienti e non del sistema di prenotazione, ognuno dei quali è un contratto separato con un fornitore di sistemi clinici e ha un prezzo ben diverso. Su Yola il sito in sé parte gratis, e un piano a pagamento costa $9.95/mese quando vuoi un dominio tuo, più pagine e gli strumenti IA completi. I piani annuali includono un dominio gratuito per il primo anno.

Farlo realizzare da altri costa molto più del software. Un freelance o una piccola agenzia che crea un sito simile chiede spesso da qualche centinaio a un paio di migliaia di dollari, e le agenzie specializzate in strutture sanitarie di solito si collocano sopra questa fascia e aggiungono un contratto di assistenza annuale.

Per un ospedale, però, nessuna delle due cifre è il vero costo. Il vero costo è l'approvazione: le ore che i responsabili clinici, il responsabile della conformità e il responsabile della comunicazione passano a concordare cosa può dire la pagina di un reparto. Farlo internamente non elimina questo passaggio, e non deve farlo. Cambia ciò che succede dopo la revisione. Arriva una correzione, qualcuno della comunicazione fa la modifica nel pomeriggio, e la pagina è corretta entro sera invece di restare per una settimana nella coda di un'agenzia con gli orari di visita sbagliati.

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